Personvernerklæring

Valgdirektoratets behandling av personopplysninger reguleres av lov nr. 38 av 15. juni 2018 om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven).

Personopplysningsloven bestemmer hvordan personopplysninger som samles inn av en virksomhet skal behandles, hvordan disse opplysningene skal sikres, hvem som kan få tilgang til opplysningene, og om disse personopplysningene kan utleveres til andre virksomheter.

Valgdirektoratets personvernerklæring oppdateres fortløpende.

Den ble sist oppdatert 10.januar 2019.

Hva er en personopplysning?

Personopplysninger er informasjon som kan fortelle noe om en enkeltperson, slik som navn og kontaktinformasjon, adferdsmønster, interesser, vurderinger, samtalereferater, fotografier av enkeltpersoner, registreringsnummeret på en bil, IP-adresse, helseopplysninger og mye mer. Det avgjørende er om informasjonen kan knyttes til eller identifisere en enkeltperson.

Hva menes med behandling av personopplysninger?

Behandling er en sekkebetegnelse for alt som er mulig å gjøre med en personopplysning, det være seg alt fra å samle inn, lagre, analysere, sammenstille, endre eller slette en personopplysning, med mer. Én og samme behandling vil normalt omfatte flere slike operasjoner.

Ansvarlig for behandlingen av personopplysninger i Valgdirektoratet

Valgdirektoratet ved direktør er behandlingsansvarlig for organisasjonens behandling av personopplysninger. Det er Valgdirektoratet ved direktøren som bestemmer formålet med behandlingen og hvilke hjelpemidler som skal benyttes. Det daglige ansvaret for oppgavene som følger med behandlingen er delegert til andre i organisasjonen. Delegeringen omfatter kun oppgavene, og ikke det overordnede ansvaret.

Når behandler Valgdirektoratet personopplysninger?

For å utføre de oppgavene vi er pålagt å utføre i tråd med vårt samfunnsoppdrag, er det nødvendig å behandle personopplysninger i enkelte sammenhenger. I all hovedsak behandler vi dine personopplysninger på bakgrunn av en eller flere av følgende årsaker:

• Du har bedt Valgdirektoratet om veiledning og råd, eller sendt oss en klage på et vedtak
• Du har sendt oss en søknad om tilskuddsmidler
• Du har bedt om innsyn i vår korrespondanse etter offentlighetsloven
• Du har meldt deg på et kurs eller et annet type arrangement i vår regi
• Du har opprettet et abonnement på vår varslingstjeneste for viktig informasjon
• Du har svart på en spørreundersøkelse vi har sendt deg
• Du har søkt jobb hos oss
• Du er gitt tilgang til å benytte Valgdirektoratets elektroniske valgadministrasjonssystem (EVA)
• Du har registrert et listeforslag eller ført deg opp som vara for et listeforslag
• Du har signert et listeforslag
• Du har logget inn i digital løsning for folkeavstemninger
• Ved oppretting og vedlikehold av manntall ved konkrete folkeavstemninger i regi av Valgdirektoratet

Vi får også opplysninger om deg indirekte for eksempel av følgende årsaker:

• En veiledningssak eller en klage inneholder opplysninger om deg.
• Vi mottar opplysninger om deg fra et annet offentlig myndighetsorgan.
• En ansatt har oppført deg som nærmeste pårørende.
• En jobbsøker har oppført deg som referanse.

Alle personopplysninger som behandles av oss som en følge av de nevnte eksemplene på årsaker, skal behandles i tråd med personopplysningsloven. Valgdirektoratet er opptatt av å beskytte de personopplysningene som registreres i forbindelse med våre aktiviteter. Vi lagrer dem derfor forsvarlig og i tråd med strenge sikkerhetsstandarder, og vi utleverer ikke registrerte personopplysninger til andre aktører med mindre dette er tydelig avklart og i samsvar med den registrertes egen vilje. 

Ved offentlig myndighetsutøvelse

Valgdirektoratet er underlagt Kommunal- og distriktsdepartementet, og har delegert ansvar for de statlige støtteoppgavene som tilbys kommuner og fylkeskommuner i den praktiske gjennomføringen av valg. Valgdirektoratet har som oppgave å sikre en korrekt og sikker valggjennomføring med tillit i befolkningen, sikre at velgerne har nødvendig informasjon om valg og at det er god tilgjengelighet ved valg.

Valgdirektoratet er videre fagmyndighet innenfor valgloven med tilhørende forskrift. I den forbindelse behandler vi personopplysninger for formål blant annet knyttet til veiledning, rapportering, saksbehandling, koordinering og utarbeiding av statistikk.

Behandlingsgrunnlaget er hjemlet i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 e), som tillater behandling av personopplysninger når dette er nødvendig for offentlig myndighetsutøvelse. Hvis opplysningene inneholder særlige kategorier av personopplysninger, for eksempel opplysninger om politisk oppfatning, er behandlingen hjemlet i personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 g).

Formål som skyldes rettslige forpliktelser

I ulike sammenhenger må Valgdirektoratet behandle personopplysninger for å oppfylle en rettslig plikt som virksomheten er pålagt.

Valgdirektoratet er blant annet forpliktet til å føre en offentlig tilgjengelig journal over alle inngående og utgående saksdokumenter, jf. offentlighetsforskriften § 6. Andre rettslige forpliktelser som forutsetter behandling av personopplysninger fremkommer blant annet av folketrygdloven, regnskapsloven og skatteloven.

Behandlingsgrunnlaget er hjemlet i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 c), som tillater behandling av personopplysninger når behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse.

Behandling av personopplysninger i andre sammenhenger

Det er kommunene og fylkeskommunene som har ansvaret for å gjennomføre valg. Valgdirektoratet skal bistå og veilede i denne gjennomføringen for å sikre en korrekt og sikker valggjennomføring. For å oppfylle dette ansvaret utvikler, drifter og tilbyr Valgdirektoratet et elektronisk valgadministrasjonssystem (EVA) til fri bruk for kommunene og fylkeskommunene. Samtlige kommuner og fylkeskommuner benytter seg av dette systemet i sin valggjennomføring. Systemet er ikke åpent tilgjengelig for alle. Det er kun autoriserte brukere som har tilgang.

I den forbindelse behandles personopplysninger om brukernes identitet. Behandlingen er nødvendig for at Valgdirektoratet skal kunne levere denne tjenesten.

Behandlingsgrunnlaget er hjemlet i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 e), som tillater behandling av personopplysninger når det er nødvendig for å utføre en oppgave i allmenn interesse, og artikkel 6 nr. 1 b), som tillater behandling som er nødvendig for å oppfylle en avtale.

Valgdirektoratet behandler personopplysninger også i andre sammenhenger, for eksempel i tilfeller der du deltar på et kursopplegg eller deltar i en undersøkelse. Behandlingen av personopplysninger er begrenset til det som er nødvendig for å oppnå formålet med aktiviteten.

Behandlingsgrunnlaget er hjemlet i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a), som tillater behandling av personopplysninger når den registrerte gir sitt samtykke.

Valgdirektoratet behandler personopplysninger ved oppretting og vedlikehold av manntall i forbindelse med folkeavstemninger. Behandlingen av personopplysningene er begrenset til nødvendig oppslag ved innlogging i den digitale løsningen, samt ved godkjenning av stemmerett enten i den digitale løsningen eller ved brevstemme. Valgdirektoratet har fått hjemmel til å behandle opplysningene i §4 i forskriftene for folkeavstemmninger.

 

Hvilke kategorier av personopplysninger blir behandlet?

Hvilke personopplysninger som behandles avhenger av formålet med behandlingen. Dette vil derfor variere. Ofte brukte personopplysninger er opplysninger om identitet, slik som navn, og kontaktopplysninger, slik som telefonnummer, e-postadresse og postadresse.

Andre personopplysninger som behandles kan være brev, e-poster og annen kommunikasjon, og opplysninger om arbeidsforhold som stillingstittel og arbeidsgiver.

I forbindelse med folkeavstemninger behandles personopplysninger som navn, fødselsnummer, bostedsadresse og postadresse på stemmeberettigede i området folkeavstemningen avholdes. Ved innlogging i den digitale løsningen, behandles fødselsnummer uavhengig av om du er stemmeberettiget i området folkeavstemningen avholdes, eller ikke. Valgdirektoratet har fått hjemmel til å behandle opllysningene etter §7 i forskriftene for folkeavstemninger. 

Du kan når som helst be om innsyn i egne personopplysninger. Se mer om dette nedenfor.

Hvor innhentes opplysningene fra, og hvem deles de med?

Normalt blir personopplysningene innhentet direkte fra deg, men kan også stamme fra andre offentlige myndigheter.

I blant deles personopplysningene med andre, som oftest med andre offentlige myndigheter, men ikke begrenset til dette. Mottakerne må ha et eget rettslig grunnlag for å behandle personopplysningene.

Hvor lenge lagres personopplysningene?

Personopplysninger skal normalt ikke lagres ut over det som er nødvendig for å oppnå ett eller flere spesifikke formål. Personopplysninger som det ikke lenger er behov for, vil derfor bli slettet, med mindre annet følger av andre regelverk.

I kraft av vår rolle som offentlig myndighet er Valgdirektoratet underlagt omfattende arkivplikt. Saksdokumenter og andre opplysninger som er arkivpliktige vil derfor bli lagret i henhold til arkivloven med forskrifter, og kan derfor ikke slettes på vanlig måte.

Ved folkeavstemninger i regi av Valgdirektoratet, arkiveres et avkrysset manntall i henhold til direktoratets arkivplikt. Personopplysninger som er logget og lagret i den digitale løsningen for folkeavstemninger for spesifikke folkeavstemninger, lagres kun i en periode som er nødvendig for gjennomføringen av folkeavstemningen.

Opplysninger om arbeidssøkere

Hvis du søker på en stilling i Valgdirektoratet vil vi samle inn og behandle en rekke personopplysninger om deg, som for eksempel navn og kontaktopplysninger, søknad, CV, og andre opplysninger av betydning for vurderingen av søknaden.

Dette er en nødvendig forutsetning for å inngå en eventuell arbeidsavtale med deg.

Behandlingsgrunnlaget er hjemlet i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b), som tillater behandling som er nødvendig for å inngå en avtale eller oppfylle tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse.

Opplysninger om ansatte

Valgdirektoratet behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn- og personalansvar. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel personopplysninger, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent og skattekommune. Det er avdelingsleder for administrasjonsavdelingen som har det daglige ansvaret for dette.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet.

Sletterutiner for personopplysninger følger regnskapsloven og arkivlova. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområde regnes for å være offentlige opplysninger.

Dine rettigheter

Du har rett til å få vite hvilke personopplysninger om deg som behandles av Valgdirektoratet, og du har rett til å få en kopi av disse opplysningene. Du kan også be om informasjon om hvorfor vi behandler disse personopplysningene, navn på eventuelle mottakere av opplysningene, informasjon om hvor lenge vi forventer å behandle dine opplysninger og hvor personopplysningene stammer fra.

Du kan utøve dine rettigheter ved å sende en e-post til [email protected], eller ved å kontakte vårt personvernombud på e-post [email protected]. Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Videre har du:

Rett til retting

Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.

Les mer om retten til å rette eller supplere opplysninger.

Rett til sletting

I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv.

Les mer om retten til sletting.

Rett til begrensning

I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg.

Les mer om retten til begrensning.

Rett til å protestere

Du har rett til protestere på vår behandling av personopplysninger om deg.

Les mer om retten til å protestere.

Rett til dataportabilitet

Du har rett til å få utlevert personopplysninger om deg og gjenbruke disse som du vil på tvers av ulike systemer og tjenester.

Les mer om retten til dataportabilitet.

Rettigheter ved automatiserte avgjørelser

Et dataprogram kan ikke uten videre ta store og viktige avgjørelser om deg.

Les mer om dine rettigheter ved automatiserte avgjørelser.

Kontaktinformasjon

Har du spørsmål om vår behandling av dine personopplysninger, eller du ønsker å utøve noen av de nevnte rettighetene, kan du ta kontakt med Valgdirektoratet på telefon 33 41 29 40 eller på e-post: [email protected]

Du kan også ta kontakt med vårt personvernombud på e-post: [email protected]

Valgdirektoratets besøksadresse er Rambergveien 9, 3115 Tønsberg. Vår postadresse er Postboks 2080, 3101 Tønsberg. Vår hjemmeside er www.valg.no.

Ønsker du mer informasjon om våre forpliktelser og dine rettigheter?

På Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.no kan du lese mer om virksomhetenes plikter og brukernes rettigheter vedrørende behandling av personopplysninger.